デイサービスの稼働率を安定させる「実利用者数」の増やし方

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デイサービスを運営する上で、常に頭を悩ませるのが稼働率の維持・向上です。

「いつも満員に見えるのに、急な入院や利用中止で一気に空きが出てしまった…」

「利用回数が多い方が抜けてしまい、売上が大幅に落ち込んでしまった…」

このような経験はありませんか？

実は、デイサービス運営の安定化において本当に重要なのは、目先の延べ利用人数だけでなく実利用者数をしっかり確保しておくことです。

今回は、定員調整のコツから、実利用者数を増やして突発的なキャンセルや終了リスクに強いデイサービスをつくる具体的な方法について解説します。

この記事を書いた人

takuma

生活相談員（社会福祉士・公認心理師・介護支援専門員）

デイサービスとショートステイで、利用者・家族・職員の“間”に立ちながら日々奮闘しています。
現場で感じた違和感や気づきを言葉にし、「学び続ける相談員」を目指して情報発信中。

・職業情報サイトへ生活相談員に関する記事提供実績あります。その他介護情報サイトへ記事提供実績もあり。

・Xでも発信しています。

詳しい自己紹介はこちら。

takuma

このブログ「生活相談員ラボ」では、「生活相談員×学び」をコンセプトに、現場のリアルと学びをつなぐヒントをお届けします。

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Contents

なぜ実利用者数が稼働率の安定に不可欠なのか？

デイサービスの売上や稼働率を維持する際、週4〜5回利用してくれる重度の方やヘビーユーザーの存在は非常にありがたいものです。

しかし、特定の少数利用者に売上を依存しすぎると、運営上の大きなリスクを抱えることになります。

週5回利用のAさんが1人いる場合

Aさんが体調を崩して入院したり、ショートステイへ移行したりすると、一気に週5枠（月20枠以上）の空きが発生します。
週1回利用のB〜Fさんが5人いる場合

誰か1人がお休み・終了になっても、空くのは週1枠（月4枠程度）で済みます。

株式投資のポートフォリオと同じで、実利用者数を増やしてリスクを分散させておくことが、急な売上ダウンを防ぐ最大の防御策になります。

では、具体的にどのように実利用者数を増やしていけばよいでしょうか。実務で使える3つのステップを紹介します。

新規の利用問い合わせがあった際、最初から「週3〜4回使いたい」というケースはまれです。多くの場合、デイサービスの利用に慣れるため「週1回」や「週2回」からスタートします。

「週1回だけだと送迎の手間に対して売り上げが…」と敬遠せず、実利用者数を1人増やす貴重な機会として積極的に受け入れましょう。事業所に慣れ、介護度やニーズが変化すれば、自然と利用回数が増えていくケースも多くあります。

ケアマネジャーから「水曜日に使いたい」と依頼があった際、水曜日が満員だからといって「空いていません」と即答して断ってしまうのは厳禁です。断られたケアマネジャーは「ここはいつもいっぱいだから」と、次から紹介してくれなくなってしまいます。

定員枠を調整・コントロールするテクニックを活用しましょう。

登録枠に少し幅を持たせる

ショートステイの利用や事前欠席などを見越し、実績ベースで定員を超過しない範囲で柔軟に登録枠を調整する。
月内のピンポイント利用からスタートする

「〇日と〇日ならお受けできます。まずはそこから始めて、キャンセルが出次第、毎週水曜日に移行しましょう」と提案する。
空いている曜日への振替提案を行う

「水曜は現在調整中ですが、火曜ならすぐにご案内できます。いかがでしょうか？」と代替案を提示する。